РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ИНСТРУКЦИЯ

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФОНДОМ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

РД 52.14.616-2000

Дата введения 2001-06-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН	Центральным конструкторским бюро гидрометеорологического приборостроения (ЦКБ ГМП) Росгидромета
2 ВНЕСЕН	Техническим управлением Росгидромета
3 РАЗРАБОТЧИКИ:	Л.С. Сараева (руководитель темы), В.И. Капирусова, Н.П. Сидорова, Р.Ю. Рябова
4 УТВЕРЖДЕН	Руководителем Росгидромета 29.08.2000
5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН	ЦКБ ГМП за номером РД 52.14.616-2000 от 04.09.2000
6 ВЗАМЕН	Р 52.14.187-89. Рекомендации. Фонд нормативных документов. Порядок работы

1 Область применения

Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов^* (далее - фонд) в учреждениях и организациях Росгидромета (далее - организации) и устанавливает порядок:

- комплектования фонда;

- учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;

- ведения справочно-поискового аппарата;

- осуществления справочно-информационного обслуживания;

- обеспечения пользователей нормативными документами.

^* Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.12).

2 Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.12-99 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.

3 Общие положения

3.1 Фонд представляет собой систематизированный массив нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат ([1], приложение Е).

Фонд является составной частью справочно-информационного фонда организации.

3.2 Фонд, как правило, включает:

- межгосударственные стандарты (ГОСТ) и государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

- руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и правила (ПР 50) Госстандарта России;

- отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы (РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);

- стандарты предприятия (СТП);

- международные стандарты;

- национальные стандарты;

- указатели (перечни) нормативных документов;

- отраслевые справочники и каталоги;

- общероссийские и другие классификаторы;

- технические условия на продукцию (за исключением технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской документации).

Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.

3.3 Ответственность за введение фонда в организации возлагают, как правило, на службу стандартизации.

3.4 Порядок работы с нормативными документами с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» установлен положением [2] и инструкцией [3].

4 Комплектование фонда

4.1 Комплектование фонда направлено на создание и пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими закрепленному направлению деятельности организации.

Комплектование фонда подразделяется на:

- начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;

- текущее, при котором приобретают вновь утвержденные документы;

- доукомплектование, при котором приобретают недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.

4.2 Основными информационными изданиями для комплектования фонда являются:

- указатели и информационные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий;

- бланки заказов (приложений к ежемесячным информационным указателям «Государственные стандарты» - ИУС);

- перечень нормативных документов Росгидромета [4];

- каталог международных стандартов;

- каталоги изданий организаций Госстандарта России;

- каталог Редакционно-информационного агентства (РИА) «Стандарты и качество»;

- информационные издания министерств (ведомств) в смежных областях деятельности;

- ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета.

4.3 Поступившие в организацию информационные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами.

5 Учет

5.1 Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:

- сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;

- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации - на возможность просмотра, чтения и копирования.

5.2 Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.

Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.

5.3 Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.

Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме приложения А

Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в приложении Б.

5.4 Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме приложения В.

Каждый нормативный документ, поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как отдельно изданный.

Индивидуальный учет изменений к нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых документов.

5.5 Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

5.5.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.

Нумерационный каталог раскрывает фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях-разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

5.5.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

5.5.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.