МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ВЕДЕНИЯ
УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

 

Р Р” 50-655-87

 

 

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

РњРѕСЃРєРІР°

1988

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие методические указания устанавливают единый порядок регистрации унифицированных форм документов различных категорий и организацию системы их ведения.

Методические указания входят в состав руководящих документов по стандартизации Госстандарта СССР на унифицированные системы документации (УСД), устанавливающих порядок проведения работ по унификации систем и форм документации, применяемых на различных уровнях управления народным хозяйством.

Методические указания обязательны к применению в министерствах, ведомствах, объединениях, предприятиях и организациях союзного, союзно-республиканского и республиканского подчинения.

1.2. Применение методических указаний в учреждениях, организациях и на предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.3. Регистрация и ведение унифицированных форм документов осуществляется с целью:

1) обеспечения соответствия унифицированных форм документов требованиям государственных стандартов;

2) поддержания фонда документов в достоверном (актуализированном) состоянии;

3) исключения из обращения неунифицированных форм документов;

4) обеспечения учета и систематизации используемых форм документов;

5) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

6) сокращения количества применяемых форм документов;

7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

1.4. Обязательной регистрации подлежат формы документов, используемые в сфере управления, включая формы документов, обрабатываемые с использованием средств вычислительной техники.

1.5. Регистрация унифицированных форм документов подразделяется на государственную, отраслевую (ведомственную) и республиканскую.

2. ПОРЯДОК ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Государственной регистрации подлежат межотраслевые (межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) СССР - разработчиками УСД.

2.2. Государственную регистрацию межотраслевых (межведомственных) форм документов осуществляет Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов (ГНИЦВОК) Госстандарта СССР путем внесения изменений и дополнений в Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД).

Примечание. ОКУД включает полный перечень унифицированных систем и форм документации, разрешенных к применению во всех министерствах (ведомствах) народного хозяйства.

2.3. Для внесения изменений и дополнений в ОКУД в ГНИЦВОК представляется перечень утвержденных и (или) отмененных форм документов с указанием соответствующих директив (А - аннулировать, В - включить, И - изменить) и утвержденные формы.

Оформление сопроводительного письма в соответствии с приложением 1, оформление перечня форм в соответствии с формой табеля (приложение 2).

2.4. Представление документации на государственную регистрацию унифицированных форм документов осуществляется в срок не позднее 15 дней с момента их утверждения.

2.5. ГНИЦВОК Госстандарта СССР обеспечивает в срок не более 15 дней проведение научно-технической экспертизы представленных материалов.

2.5.1. В процессе научно-технической экспертизы проверяют:

1) отсутствие дублирования представленных форм и форм, разработанных и включенных ранее в данную унифицированную систему документации, а также в другие УСД;

2) соответствие разработанных форм их функциональной принадлежности;

3) соответствие унифицированных форм документов требованиям государственных стандартов на УСД.

2.5.2. О результатах научно-технической экспертизы ГНИЦВОК Госстандарта СССР сообщает в организацию, подготовившую документацию на государственную регистрацию.

2.6. При положительных результатах экспертизы ГНИЦВОК Госстандарта СССР присваивает и сообщает министерству (ведомству) СССР - разработчику УСД регистрационный номер (код по ОКУД) принятой к применению формы, вносит изменения в сводный эталон ОКУД, готовит тираж сборника изменений к ОКУД и рассылает сборники изменений в адрес головных организаций по УСД и ОК ТЭИ министерств (ведомств) СССР и союзных республик - абонентов ГНИЦВОК.

Министерства (ведомства) СССР - разработчики УСД или назначенные ими организации^* вносят изменения в эталон соответствующего класса ОКУД и массивы унифицированных форм документов, обеспечивают в установленном порядке издание вновь утвержденных форм документов и доведение их до министерств (ведомств).

^* Далее по тексту - министерство (ведомство) СССР - разработчик УСД.

Головные организации по УСД министерств (ведомств) СССР и союзных республик вносят изменения в контрольные экземпляры ОКУД, табели и массивы применяемых форм и обеспечивают заинтересованные организации своего министерства (ведомства), союзной республики информацией по изменениям к табелям применяемых форм документов.

2.7. Министерство (ведомство) СССР - разработчик УСД обеспечивает простановку кодов по ОКУД (регистрационных номеров) в тиражируемых унифицированных формах документов.

3. ПОРЯДОК ОТРАСЛЕВОЙ (ВЕДОМСТВЕННОЙ) И РЕСПУБЛИКАНСКОЙ РЕГИСТРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Отраслевой (ведомственной) регистрации подлежат унифицированные формы документов, разрабатываемые для решения специфических задач конкретной отрасли (ведомства) и утверждаемые руководителем министерства (ведомства) после согласования с министерством (ведомством) СССР - разработчиком соответствующей УСД.

3.2. Республиканской регистрации подлежат унифицированные формы документов, используемые для решения специфических задач управления народным хозяйством союзной республики и утверждаемые в порядке, устанавливаемом советом министров союзной республики.

3.3. Отраслевую (ведомственную) и республиканскую регистрацию унифицированных форм документов проводят головные организации по УСД министерств (ведомств), союзных республик в отраслевом (ведомственном), республиканском табеле применяемых форм документов.

Форма отраслевого (ведомственного), республиканского табеля применяемых форм документов приведена в приложении 2.

3.3.1. Отраслевой (ведомственный), республиканский табель применяемых форм документов, представляет собой перечень зарегистрированных форм документов, обязательных к применению в системе министерства (ведомства) СССР, союзной республики в пределах установленной сферы управления и области распространения.

Рекомендуется создавать единый табель применяемых форм документов, содержащих межотраслевые (межведомственные), отраслевые (ведомственные) и республиканские формы документов.

3.3.2. Формируют табель в соответствии с классификацией форм документов в последовательности, принятой в ОКУД.

Отраслевые (ведомственные) и республиканские формы документов группируют в соответствующем классе форм после межотраслевых (межведомственных) форм документов.

3.3.3. Массив форм документов, включенных в табель, рекомендуется оформлять в виде альбома форм документов.

Требования к оформлению альбома применяемых форм документов определяют министерства (ведомства) СССР и союзные республики.

3.4. Организация, у которой возникла необходимость внести изменения в табель применяемых форм документов, включая предложения по их совершенствованию, обращается в головную организацию по УСД своего министерства (ведомства), союзной республики.

3.5. Головная организация по УСД в 10-дневный срок проводит научно-техническую экспертизу представленных предложений, в процессе которой проверяет:

1) обоснование необходимости создания отраслевых (ведомственных) форм документов;

2) новизну представленных форм (отсутствие дублирования с формами, включенными в табель применяемых форм документов, а также с формами, имеющимися в контрольном массиве ОКУД);

3) правильность применения в формах классификаторов всех категорий для кодирования реквизитов с учетом требований ГОСТ 6.01.1-87;

4) обоснованность применения новых технико-экономических и социальных показателей.

3.6. Министерство (ведомство), при положительных результатах проведенной головной организацией по УСД экспертизы, направляет формы документов на согласование соответствующему министерству (ведомству) СССР - разработчику УСД.

3.7. Министерство (ведомство) СССР - разработчик УСД согласованные и (или) утвержденные формы документов возвращает в министерство (ведомство), их представившее.

3.8. Формы документов, представленные на согласование в качестве отраслевых (ведомственных), по усмотрению министерства (ведомства) СССР - разработчика УСД могут быть утверждены в качестве межотраслевых (межведомственных) форм документов общесоюзного назначения. При этом указанные формы подлежат государственной регистрации в соответствии с разд. 2.

3.9. Головная организация по УСД проводит следующие работы:

1) присваивает согласованным и утвержденным руководством отрасли (ведомства) формам регистрационные номера;

2) вносит необходимые изменения в табель применяемых форм документов;

3) рассылает организациям, объединениям и предприятиям своего министерства (ведомства) изменения к табелю применяемых форм и утвержденные формы;

4) вносит изменения в альбом применяемых форм документов.

3.10. Регистрационный номер унифицированных форм документов представляет собой:

1) код по ОКУД - для межотраслевых (межведомственных) форм документов;

2) код, соответствующий принятой системе кодирования унифицированных форм документов в отрасли (ведомстве), союзной республике - для форм документов других категорий.

В целях обеспечения единообразия кодовых обозначений отраслевых (ведомственных) и республиканских форм документов им присваивают семизначные регистрационные номера. Первые четыре знака обозначают признаки классификации и структуру кодов ОКУД, пятый знак для республиканских форм документов - 7, для отраслевых (ведомственных) - 8, для форм документов предприятий, объединений и организаций - 9. Затем следуют два знака порядкового номера формы в рамках данного класса и подкласса форм документов.

При отсутствии в ОКУД группировок, обозначающих систему документации (первый и второй знаки), или группировок, обозначающих подклассы ОКУД (третий и четвертый классы) в соответствующих унифицированных системах документации, для регистрационных номеров выделяются резервные коды ОКУД для отраслевых (ведомственных) или республиканских форм, начиная с 51, как для классов, так и для подклассов (в случае выделения новых подклассов в действующих УСД). Для форм Документов, включаемых в новые классы, начиная с 51, обозначение подкласса производится с 01.

4. ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ВЕДЕНИЮ И РЕГИСТРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Функции ГНИЦВОК Госстандарта СССР:

1) общее научно-методическое руководство и координация работ по унификации и стандартизации систем и форм документации, используемых в сфере управления народным хозяйством на различных уровнях;

2) государственная регистрация межотраслевых (межведомственных) форм документов;

3) научно-техническая экспертиза форм документов, подлежащих государственной регистрации;

4) ведение и совершенствование ОКУД как сводного перечня форм документов, разрешенных к применению в министерствах (ведомствах) и подведомственных им предприятиях и организациях;

5) обеспечение абонентов контрольными экземплярами ОКУД и изменениями к нему;

6) оперативное обеспечение информацией по ОКУД по запросам министерств (ведомств).

4.2. Функции министерств (ведомств) СССР - разработчиков УСД:

1) организация и проведение работ по упрощению и сокращению действующих в народном хозяйстве форм и создаваемых на их основе документов с учетом требований машинной обработки по соответствующей функции управления;

2) представление на государственную регистрацию межотраслевых (межведомственных) форм документов с номенклатурой содержащихся в них технико-экономических и социальных показателей, подготовка и направление в ГНИЦВОК Госстандарта СССР сопроводительного письма, содержащего обоснование для государственной регистрации (номера и даты приказов или постановлений по утверждению форм, подлежащих регистрации), и 3 экземпляров перечней форм.

3) согласование (утверждение) отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов;

4) обеспечение внедрения межотраслевых (межведомственных) форм документов и контроль за их применением;

5) ведение эталона соответствующего класса ОКУД, участие в работах по его совершенствованию;

6) создание и поддержание в достоверном состоянии эталонного массива унифицированных форм документов общесоюзного назначения соответствующего класса ОКУД;

7) формирование номенклатуры технико-экономических и социальных показателей по соответствующей функции управления и доведение ее до министерств (ведомств).

4.3. Функции головных организаций по УСД министерств (ведомств) и союзных республик:

1) обеспечение применения унифицированных форм документов в строгом соответствии с утвержденным табелем применяемых форм документов;

2) создание структуры ведения УСД с учетом обеспечения избирательной информацией всех ее абонентов;

3) проведение отраслевой (ведомственной), республиканской регистрации утвержденных форм документов;

4) создание и ведение контрольного массива применяемых форм документов;

5) контроль за тиражированием бланков и их использованием;

6) разработка, ведение и совершенствование отраслевого (ведомственного), республиканского табеля применяемых форм документов;

7) совершенствование применяемой отраслевой (ведомственной), республиканской документации, направленное на сокращение количества применяемых форм документов;

8) взаимодействие с ГНИЦВОК Госстандарта СССР и своими абонентами.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Справочное

ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Примечание. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Обязательное

Наименование должности лица,                 Личная подпись           Расшифровка подписи

подписавшего документ

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Главным научно-исследовательским центром ведения общесоюзных классификаторов Государственного комитета СССР по стандартам (ГНИЦВОК Госстандарта СССР)

ИСПОЛНИТЕЛИ

О.А. Чертищев; Н.Н. Федотов, канд. техн. наук; В.А. Архипов (руководитель темы); С.А. Алексеева; Л.М. Азаренкова; А.В. Байкова; Л.М. Степнова; А.И. Чугунов, д-р ист. наук, проф.; А.Н. Сокова, д-р ист. наук; А.В. Пшенко, канд. ист. наук.

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 29.12.87 № 5086

3. ВЗАМЕН РДИ 82-76, РДТП 70-76

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

 

СОДЕРЖАНИЕ