МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО РАЗРАБОТКЕ И ВНЕДРЕНИЮ РЕПРОГРАФИЧЕСКИХ
СИСТЕМ РАЗЛИЧНОГО НАЗНАЧЕНИЯ

 

 

г. Москва

1987 г.

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по разработке и внедрению репрографических систем различного назначения

РД 87-32-4Н/649-87 Введен впервые

срок введения установлен с 01.01.88 г.

Настоящие Методические указания разработаны в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 22 мая 1986 г. и рекомендуют порядок разработки, внедрения и эксплуатации репрографических систем различного назначения на предприятиях, в организациях, учреждениях отраслей и ведомств народного хозяйства, а также порядок заказа и поставок комплектов репрографической техники, проведении пусконаладочных работ, обслуживания и ремонта комплектов репрографической техники, входящих в эти системы.

1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. К репрографическим системам (РС) относятся системы документационного, информационного обслуживания и обеспечения сохранности документов проектно-конструкторских, технологических организаций (подразделений), производственных предприятий и объединений, органов научно-технической информации, других организаций и учреждений (далее «потребителей») на основе применения способов и технических средств репрографии.

Определение РС по ГОСТ 13.0.002-84. В РС осуществляется технологическая обработка документов^*, при которой изменяется только их объем, форма и местонахождение, а не содержание (исключая процесс внесения изменений в документ).

^* Виды документов, подлежащих обработке, должны быть определены в типовых проектах РС

1.2. Основное назначение РС - обеспечение потребителей требуемой информацией и документацией в виде микрофильмов и полноразмерных копий.

1.3. РС создаются у потребителей для следующих целей: - повышение эффективности документационного и информационного обеспечения процессов исследований, проектирования, технологической подготовки производства изделий; - повышение сохранности архивных фондов документов.

Указанные цели достигаются путем мероприятий: - снижение сроков и затрат на проектирование и производство изделий за счет улучшения документационного и информационного обслуживания; - сокращение затрат на копирование и размножение документации за счет применения методов и средств репрографии; - снижение затрат на пересылку документации путем ее миниатюризации и исключения процессов фальцовки, обрезки и переплетно-брошюровочных работ; - сокращение численности персонала, занятого документационным и информационным обслуживанием за счет механизации (автоматизации) процессов изготовления и поиска документов; - экономия бумаги путем использования микрофильмов вместо полноразмерных копий или уменьшения масштаба изображения на бумаге; - обеспечение быстрого доступа к документации путем использования автоматических устройств поиска микрофильмов; - оперативное изготовление, размножение, поиск и распространение копий документации в форме микрофильмов и полноразмерных копий;

ускорение изготовления документации за счет оснащения рабочих мест средствами репрографии (монтаж документации на базе типовых элементов, копирование изображений проекционными методами и т.д.);

обеспечение возможности механизации (автоматизации) технологических процессов изготовления, размножения, поиска, ввода (вывода) информации в (из) ЭВМ за счет использования микрофильмов;

упрощение возможности создания массивов страховых документов;

сокращение площадей для хранения документации.

1.4. РС разрабатывается как система, дополняющая и развивающая существующую систему документационного, информационного обслуживания, обеспечения сохранности документов потребителя или как подсистема в составе систем разного уровня-АСУ, САПР, АСТПП, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС).

1.5. Типы репрографических копий документной информации

1.5.1. При создании и эксплуатации РС допускается использование различных типов репрографических копий как в виде микрофильмов, так и полноразмерных бумажных копий.

1.5.2. Параметры микрофильмов, применяемых в системе, должны соответствовать ГОСТ 13.1.103-85, ГОСТ 13.1.104-85, 13.1.105-85, ГОСТ 13.1.102-79, полноразмерных бумажных копий - ГОСТ 13.1.003-83 и действующим техническим условиям.

1.5.3. В системе допускается одновременное использование различных типов микрофильмов при условии их совместимости по размерам кадров, кратности уменьшения и порядку построения.

1.5.4. Выбор типа репрографической копии (или их совокупности) определяется видом документов и характером их использования, исключающим потери информации в процессе репрографической обработки документов.

1.5.5. Организационно-правовые аспекты использования репрографических копий определяются государственными стандартами системы «Репрография», приведенными в приложении 1, а также государственными стандартами систем ЕСКД, ЕСТД, ГСС, УСД, ЕСПД.

Использование микрофильмов на правах подлинника определяется РД 50-252-81, ГОСТ 13.1.101-79.

1.6. Структура и функции РС

1.6.1. РС в общем случае состоит из подсистем:

обработки документов;

изготовления и копирования микрофильмов;

изготовления полноразмерных копий;

хранения и поиска репрографических копий;

контроля и управления.

Структурная схема РС приведена на рис.

1.6.2. Основные функции подсистемы обработки документов:

прием и регистрация документов на различных типах носителей информации;

учет перемещения документов и их репрографических копий в системе;

комплектование документов для микрофильмирования;

определение последовательности и порядка микрофильмирования документов;

формирование обозначения микрофильмов;

формирование поисковых образов документов для ввода в автоматизированные информационно-поисковые системы (выполняется при использовании РС во взаимодействии с автоматизированными системами);

контроль входной документации на соответствие ГОСТ 13.1.002-80 и стандартам предприятия;

контроль качества и достоверности записи на машиночитаемых носителях информации.

СТРУКТУРНАЯ СХЕМА РЕПРОГРАФИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ

Рис.

1.6.3. Основные функции подсистемы изготовления и копирования микрофильмов:

съемка микрофильмов и химико-фотографическая обработка микрофильмов;

контроль качества изображения на микрофильмах;

монтаж микрофильмов;

изготовление микрофильмов с помощью устройств вывода информации из ЭВМ на микрофильм;

изготовление копий микрофильмов на основе контактного копирования по нарядам на выполнение работ;

контроль качества копий микрофильмов.

1.6.4. Основные функции подсистемы изготовления полноразмерных бумажных копий:

изготовление полноразмерных бумажных копий с микрофильмов;

контроль качества изображения на полноразмерных бумажных копиях, их сортировка и комплектация.

1.6.5. Основные функции подсистемы хранения и поиска репрографических копий:

кодирование, ввод адресов и справочных данных о репрографических копиях в справочно-поисковый аппарат (для ручного, механизированного или автоматизированного поиска), базу данных АСУ, САПР, АСТПП, АИПС;

поиск адресов репрографических копий по запросам пользователей;

ввод репрографических копий в устройства хранения в соответствии с принятой системой их применения;

хранение микрофильмов и полноразмерных бумажных копий;

поиск микрофильмов по адресу и передача их пользователю;

выдача заказанных пользователями копий документов, из хранилищ и их учет.

1.6.6. Основные функции подсистемы контроля и управления:

планирование работ по обработке документов и репрографических копий;

оперативный учет и контроль выполнения плана;

организация технической подготовки производственных процессов.

1.7. Виды обеспечения РС

1.7.1. Состав обеспечения репрографической системы:

организационное обеспечение;

методическое, обеспечение;

информационное обеспечение;

техническое обеспечение.

Примечание. При взаимодействии РС с АСУ, САПР, АСТПП, АИПС и другими автоматизированными системами на базе ЭВМ в состав обеспечения включается программное обеспечение.

1.7.2. Организационное и методическое обеспечение РС

1.7.2.1. Организационное обеспечение РС представляет собой совокупность документов (положения, должностные инструкции, штатные расписания и др.), устанавливающих организационную структуру, функции и порядок взаимодействия между собой подразделений РС.

1.7.2.2. Методическое обеспечение представляет собой совокупность документов, отражающих взаимодействие персонала и пользователей РС с комплексом технических средств РС и включающих описание РС и составляющих подсистем, технологические инструкции обслуживающего персонала и пользователей и т.д.

1.7.3. Информационное обеспечение репрографической представляет совокупность средств и методов построения информационной базы системы и включает документы, содержащие систему классификации и кодирования документов, информационно-поисковый массив данных о массиве документов и оперативные документы управления (наряды на выполнение работ и др.).

1.7.4. Техническое обеспечение

Под техническим обеспечением РС понимается комплект технических средств, расходных и вспомогательных материалов, обеспечивающих требуемое функционирование системы.

Комплект технических средств представляет собой взаимосвязанную совокупность технических средств микрографического, копировально-множительного, автоматизированного (на основе ЭВМ) комплектов, реализующую заданный технологических процесс обработки - документации и репрографических копий. Под технологическим процессом обработки документации и репрографических копий понимается совокупность машинных и ручных операций, их технологические, информационные и организационные взаимосвязи, осуществляемые для предоставления пользователям репрографических копий в требуемых количествах и форме.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ РС

2.1. Научно-методическое руководство разработкой и внедрением РС осуществляют головные организации по отраслям народного хозяйства.

2.2. Головные организации по соответствующим отраслям народного хозяйства обеспечивают:

общее методическое руководство созданием РС в закрепленных отраслях народного хозяйства;

разработку типовых проектов РС;

разработку проектов РС по закрепленным отраслям народного хозяйства;

анализ потребности отраслей народного хозяйства в репрографической технике и материалах;

анализ результатов функционирования, обобщение передового опыта, разработку предложений по повышению эффективности РС;

контроль за функционированием РС;

отчетность перед вышестоящими организациями по внедрению РС.

2.3. РС создаются у потребителя в соответствии с отраслевыми пятилетними планами.

Разработка и внедрение РС осуществляется:

потребителями самостоятельно под методическим руководством головной организации по отрасли народного хозяйства или организации, ответственной за разработку и внедрение РС;

по договору между потребителем и специализированной проектной организацией.

2.4. Потребители осуществляют:

приобретение, монтаж, наладку и ввод в эксплуатацию технических средств;

подготовку специалистов по эксплуатации РС в учебно-методических центрах: ЦТО «Пентакта», ИПКИР, ГПО «Оргтехника» и др.;

ввод в эксплуатацию РС и отвечают перед вышестоящей организацией за функционирование в предусмотренном объеме.

2.5. Основанием для разработки РС является решение соответствующего министерства (ведомства) и потребителя, определяющего сроки проведения работ, источники и объемы финансирования.

2.6. Для руководства работами по созданию систем у потребителя приказом назначается руководитель работ (темы).

2.7. Разработка РС осуществляется в три стадии:

предпроектная, проектная, ввод в эксплуатацию.

При полном соответствии РС, внедряемой у потребителя, типовому проекту работы проектной стадии не выполняются.

3. ПРЕДПРОЕКТНАЯ СТАДИЯ

3.1. На предпроектной стадии осуществляется проведение предпроектного обследования системы документационного, информационного обслуживания и обеспечения хранения документов подразделений потребителя, разрабатывается технико-экономическое обоснование (ТЭО) создания РС для условий потребителя, разрабатывается, согласовывается и утверждается техническое задание (ТЗ), заказывается репрографическая техника и другое оборудование.

3.2. Предпроектное обследование проводится с целью сбора исходных данных для анализа существующих методов изготовления, хранения, поиска, размножения документации у потребителя, выбора варианта РС и его ТЭО.

3.3. Обследование проводится специалистами потребителя с привлечением специалистов предприятия разработчика РС. Проведению обследования предшествует разработка программы обследования подразделений потребителя и приказ руководителя. Результаты обследования оформляются в виде отчета по формам приложения 2 и утверждаются руководителем потребителя.

3.4. ТЭО состоит из следующих разделов:

исходные положения;

характеристика систем документационного и информационного обслуживания, системы обеспечения хранения документов потребителя;

обоснование цели создания РС;

обоснование реализации новых задач, решаемых с использованием РС;

предварительный выбор комплекса технических средств;

характеристика организационно-технических мероприятий по созданию РС;

расчет экономической эффективности РС;

выводы и предложения;

приложения.

3.4.1. Раздел «Исходные положения» включает:

основание для разработки ТЭО;

сведения об исполнителях, сроках и порядке проведения работ;

сведения о ранее внедренных РС, современном состоянии и результатах их применения для решения задач документационного и информационного обслуживания, обеспечения сохранности документов при архивном хранении на аналогичных предприятиях.

3.4.2. Раздел «Характеристика системы документационного и информационного обслуживания потребителя, системы обеспечения хранения документов» включает:

характеристику организационной и производственной структуры системы;

основные сведения об особенностях документационного и информационного обслуживания у потребителя и потребностях различных групп пользователей (виды и объемы документации, юридическая сила документов, сроки хранения документов и др.);

сведения о документных и информационных потоках у потребителя (обобщение материалов обследования);

характеристику недостатков существующей системы документационного и информационного обслуживания пользователей потребителя, системы обеспечения хранения документов.

3.4.3. Раздел «Обоснование цели создания РС» включает основные направления повышения эффективности документационного и информационного обслуживания, обеспечения хранения документов потребителя за счет внедрения РС.

3.4.4. Раздел «Обоснование реализации новых задач, решаемых с использованием РС» включает перечень новых задач, расширяющих возможности действующей системы документационного и информационного обслуживания, системы хранения документов и устраняющих ее недостатки.

3.4.5. Раздел «Предварительный выбор комплекса технических средств» включает:

выбор РС (репрографических копий в системе);

состав технических средств РС.

3.4.6. Раздел «Характеристика организационно-технических мероприятий по созданию РС» включает:

характеристику организационных условий создания РС (изменение системы документооборота у потребителя, созданием новых структурных подразделений, порядок использования новых носителей информации - репрографических копий);

оценку готовности потребителя к созданию РС (наличие площадей, специалистов).

3.4.7. Раздел «Расчет экономической эффективности и оценка производственной целесообразности создания РС» включает:

расчет экономической эффективности РС по предварительным данным и укрупненным нормативам;

оценку производственной целесообразности создания РС.

3.4.8. Раздел «Выводы и предложения» содержит:

выводы об экономической и производственной целесообразности создания РС (как на основе собственной технической базы, так и при условии использования услуг микрографического центра коллективного пользования);

сводные оценки затрат на создание системы и данные об объемах и источниках ожидаемой экономии, а также о сроках окупаемости затрат;

рекомендации по совершенствованию документационного и информационного обслуживания, обеспечения архивного хранения документов потребителя;

предложения по организации работ по созданию РС (состав работ и исполнителей, их очередность).

3.4.9. В состав приложений рекомендуется включать следующие материалы:

данные по обследованию документационного и информационного обслуживания, обеспечения хранения документов потребителя;

данные расчетов по оценке экономической эффективности и выбору комплекса технических средств подсистем и системы.

3.4.10. ТЭО является приложением к ТЗ на систему.

3.5. ТЗ на создание РС является исходным документом для ее проектирования.

ТЗ на создание РС должно содержать следующие разделы:

основание для проведения разработки;

цель и назначение разработки РС;

основные требования к РС и ее составным элементам;

этапы разработки, организация работ и исполнители;

основные характеристики РС.

3.5.1. Раздел «Основание для проведения разработки» должен содержать:

полное наименование документов, по которым разрабатывается РС (дата утверждения, номера приказов и т.д.);

сроки начала и окончания разработки;

сметную стоимость работ.

3.5.2. Раздел «Цель и назначение разработки РС» должен содержать:

цель (цели) создания РС;

перечень недостатков документационного и информационного обслуживания, обеспечения хранения документов, устраняемых при эксплуатации РС;

перечень преимуществ, обеспечиваемых эксплуатацией РС.

3.5.3. Раздел «Основные требования к РС и ее составным элементам» должен содержать:

перечень функций и их реализацию (в виде подсистем);

перечень решаемых задач и их основные характеристики;

требования к подсистемам и всей системе в целом;

основные требования к общесистемным решениям и видам обеспечения;

требования к организационной структуре потребителя;

типы репрографических копий, используемых в системе;

состав технических средств системы.

3.5.4. Раздел «Этапы разработки, организация работ и исполнители» должен содержать:

перечень этапов, сроки и сметную стоимость их выполнения. На основании этого раздела ТЗ выполняется подробный календарный план выполнения разработки;

перечень предприятий, участвующих в создании РС и распределение функций между ними;

источники и порядок финансирования по стадиям создания РС, организацию работ по подготовке предприятия к вводу в эксплуатацию РС.

3.5.5. Раздел «Основные характеристики РС» должен содержать:

перечень и количественные значения технико-экономических показателей системы (максимальную пропускную способность для отдельных технологических процессов максимальную емкость хранилищ документации, среднее время выполнения заказа, приведенные затраты на изготовление продукции и т.п.). Раздел рекомендуется выполнять в табличной форме.

3.5.6. Перед утверждением ТЗ в вышестоящей организации оно согласовывается с головной организацией отрасли по репрографии.

3.5.7. Головная организация должна дать заключение в десятидневный срок со дня получения ТЗ.

3.5.8. Утвержденное ТЗ возвращается потребителю, создающему РС. Один экземпляр ТЗ направляется головной организации.

В соответствии с ТЗ и ТЭО потребитель в установленном порядке оформляет заявку на репрографическое оборудование.

4. ПРОЕКТНАЯ СТАДИЯ

4.1. На проектной стадии осуществляется разработка и утверждение рабочего проекта.

4.2. Рабочий проект разрабатывается на основе типового проектного решения (ТПР) соответствующей РС в соответствии с утвержденным ТЗ.

4.3. Рабочий проект РС согласовывается с головной организацией отрасли (головной организацией по отраслям народного хозяйства) и утверждается в порядке, установленном в отрасли.

4.5. Рабочий проект должен включать:

общее описание РС (разрабатывается для конкретной РС на основе типового проекта);

инструкции рабочего проекта.

При взаимодействии РС с автоматизированными системами рабочий проект включает часть - программное обеспечение.

4.6. Стадия рабочего проектирования должна включать следующие работы:

разработка частей рабочего проекта «Общее описание системы», «Инструктивные материалы»;

согласование и утверждение проекта;

разработка плана организационно-технических мероприятий, подготовка контрольного примера.

4.7. Общее описание РС должно включать следующие разделы:

структура РС;

технология обработки данных, документации и микрофильмов в РС;

выбор и расчет потребного количества технических средств репрографии;

расчет и распределение производственных и складских площадей;

организационная структура и штаты подразделений РС;

расчет потребного количества основных и вспомогательных материалов;

оценка экономической эффективности РС.

4.8. В разделе «Структура РС» излагается цель создания и перечень задач, решаемых системой, приводится состав системы из функциональных и обеспечивающих частей. При описании функциональных подсистем раскрывается их содержание. Структуру РС и связи между подсистемами следует показывать в виде блок-схем. При описании обеспечивающих частей раскрывается назначение информационного, программного, технического, организационного и методического обеспечений.

4.9. Раздел «Технология обработки данных, документации и микрофильмов в РС» должен разрабатываться на основе отчета о предпроектном обследовании и содержать: перечень основных структурных подразделений потребителя, состав и потоки информации, схемы документооборота в обследованных подразделениях, схемы связей данного потребителя с другими потребителями, схемы организационной и функциональной структуры обследованных подразделений, в том числе подразделений, эксплуатирующих автоматизированные системы, перечень вводных и сопроводительных документов в системе.

Одновременно необходимо разработать и утвердить перечень и план-график микрофильмирования документов, изучить руководящие и нормативные материалы, указанные в проекте.

Раздел должен содержать:

технологию обработки данных и документации для данного потребителя;

систему учета обращения различных видов микрофильмируемой документации в соответствии с государственными стандартами, действующими в отраслях народного хозяйства;

технологию изготовления микрофильмов и их копий;

технологию формирования массивов (на микрофильмах) и внесение изменений в них;

организацию и виды обеспечения пользователей репрографическими копиями;

организацию контроля стабильности параметров технологических операций.

В разделе должны быть графические материалы, показывающие последовательность обработки данных, документации и микрофильмов в системе. Схема может быть разбита на участки, соответствующие основным структурным подразделениям предприятия, обеспечивающим выполнение указанных операций.

4.10. Раздел «Выбор и расчет, потребного количества технических средств репрографии» должен разрабатываться на основании технологии обработки документации и микрофильмов, каталога репрографической техники и выбранной РС. При этом производится:

выбор аппаратов внутри каждой функциональной группировки;

обоснование необходимости и выбор средств вычислительной техники;

формирование исходных данных для выбора и расчета потребного количества аппаратов и средств вычислительной техники;

расчет годовых объемов и потребное количество аппаратов и устройств по каждой технологической операции.

В РС должны быть выделены следующие группы аппаратов: микрофильмирующие, химико-фотографической обработки, контроля качества микрофильмов, копировальные, читальные, копировально-увеличительные устройства для хранения микрофильмов, а также вспомогательные устройства.

При выборе комплекса технических необходимо учитывать:

наличие серийного выпуска аппаратов, устройств и материалов;

обеспечение функциональной и конструктивной сопрягаемости как между функциональными группами, так и между отдельными аппаратами внутри функциональных групп по типу микрофильмов, типу пленки, виду микроизображения, используемым кратностям уменьшения (увеличения);

обеспечение аппаратами и устройствами с требуемыми технико-экономическими характеристиками;

обеспечение требуемого быстродействия решения отдельных задач РС;

обеспечение возможности наращивания производительности по отдельным технологическим операциям;

обеспечение рациональных технико-экономических характеристик при эксплуатации РС;

обеспечение стабильности параметров технологических процессов;

обеспечение требуемой надежности работы технических средств;

обеспечение требований заказчика.

Расчет потребного количества аппаратов для РС производится после выбора типа аппаратов для каждой технологической операции. При расчете необходимы следующие данные:

общий объем документации, подлежащей микрофильмированию, с разбивкой по видам документации и форматам документов;

плановые сроки микрофильмирования документации;

годовые объемы работ по каждой технологической операции;

данные по производительности аппаратов на каждой технологической операции;

требуемая тиражность изготовления копий документации в виде микрофильмов или полноразмерных копий.

4.11. Раздел «Расчет и распределение производственных и складских площадей» должен содержать исходные данные и требования к основным и вспомогательным площадям, расчет производственных и складских площадей, планировочные чертежи.

Потребное количество производственных площадей системы определяется, как сумма площадей всех рабочих мест и сумма всех вспомогательных площадей, используемых в РС.

Планировка производственных площадей должна производиться таким образом, чтобы рабочие места по всем технологическим операциям системы обеспечивали рациональное обслуживание пользователей, а также движение документов и микрофильмов в технологическом процессе системы.

Производственные помещения должны отвечать требованиям действующих санитарных норм и строительных норм и правил.^*

^* Конкретные требования указываются в типовых проектах РС.

4.12. Раздел «Организационная структура и штаты подразделений РС» должен содержать:

исходные данные и требования для выбора организационной структуры;

перечень структурных подразделений РС;

перечень основных задач, решаемых указанными подразделениями;

порядок выбора состава организационной структуры;

определение функций и задач структурных подразделений;

перечень рекомендуемых профессий (с указанием квалификации) по видам работ в соответствии с действующим Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих;

расчет потребной численности персонала.

Организационно РС должна функционировать на базе существующих структурных подразделений предприятия:

отдела вычислительной техники;

отдела технической документации;

отдела множительной техники (на предприятиях может иметься другое наименование);

отделов-держателей фондов документации.

При разработке организационной структуры РС исходными данными являются:

существующая организационная структура системы обработки документации;

технология обработки документации, микрофильмов и копий в системе;

виды и объемы хранимых репрографических копий.

При разработке организационной структуры должны выполняться следующие работы:

анализ организационной структуры и рекомендации по ее реорганизации;

определение служб и подразделений, входящих в состав каждой подсистемы.

Выбор штатов подразделений РС должен производиться исходя из организационной структуры и технологии обработки документации с использованием технических средств репрографии. Исходными данными для расчета потребной численности персонала являются: объем работ, определяемый производственной программой, потребное количество аппаратов на каждой технологической операции и плановые нормы выработки. Расчёт должен производиться по каждой операции. В зависимости от характера оборудования, выполняемой работы и принятой организации труда, расчет должен производиться по трем категориям работающих: занятых на машинном оборудовании, работников, занятых на ручных операциях и ИТР.

4.13. Раздел «Расчет потребного количества основных и вспомогательных материалов» должен включать расчет основных материалов и расчет вспомогательных материалов.

4.14. Раздел «Оценка экономической эффективности РС и производственной целесообразности ее создания» должен содержать:

исходные данные для расчета экономической эффективности;

расчет экономической эффективности РС;

технико-экономические показатели РС.

5. ВВОД В ЭКСПЛУАТАЦИЮ РС

5.1. Ввод в эксплуатацию РС у потребителя осуществляется в соответствии с планом организационно-технических мероприятий.

5.2. План организационно-технических мероприятий должен разрабатываться после разработки технологии обработки данных и документации в системе.

5.2.1. План организационно-технических мероприятий должен утверждаться руководителем потребителя.

5.2.2. План организационно-технических мероприятий по подготовке предприятия к вводу РС в эксплуатацию предназначен для подготовки соответствующих подразделений и материально-технических ресурсов предприятия к внедрению разрабатываемой системы.

5.2.3. План организационно-технических мероприятий должен включать разделы:

создание материально-технической базы;

перестройку организационной и функциональной структуры подразделений потребителя, задействованных в системе;

подготовку кадров для обеспечения внедрения и работы РС.

5.2.4. Мероприятия по созданию материально-технической базы потребитель проводит в следующей последовательности:

на основании ТЗ на создание РС (ТПР по созданию РС) потребитель за 18 месяцев до планируемого года поставки оформляет заявки на требуемые базовые комплекты (микрографический, копировально-множительный, автоматизированный микрографический) с указанием варианта комплектации и требуемого состава, заявки на отдельные аппараты репрографической техники и вспомогательное оборудование в порядке, установленном в отрасли для централизованного обеспечения техникой и определенным положениями отраслей-поставщиков о комплектной поставке репрографической техники;

проводит работы по подготовке производственных площадей и коммуникаций (согласно требованиям проекта) для размещения комплекса технических средств РС и вспомогательного оборудования;

обеспечивает укомплектование штатами подразделений, задействованных в процессе функционирования системы, и их обучение;

заключает (после получения нарядов из Союзглавприбора при Госснабе СССР) договоры с предприятиями-изготовителями на поставку, монтаж и пусконаладочные работы технических средств;

проводит работы по монтажу и пусконаладке технических средств и оформляет соответствующие документы.

5.2.5. Поставка базовых комплектов репрографической техники и отдельных аппаратов осуществляется предприятиями-поставщиками на площадку потребителя или на площадку головного разработчика РС, который после сборки, пусконаладки и испытаний поставляет соответствующие комплекты потребителям.

5.2.6. Мероприятие по подготовке информационной базы должны включать:

составление классификаторов, кодификаторов документов и репрографических копий;

привязка обозначений микрофильмов к справочно-поисковому аппарату для каждого вида документов, обрабатываемых РС;

составление документов контроля, планирования и управления работами по изготовлению и обращению репрографических копий у потребителя.

5.2.7. Мероприятия по совершенствованию организационной и функциональной структур разрабатываются на основе анализа существующей структуры и вытекают из задач подразделений в условиях функционирования системы.

Они включают:

выпуск приказа о проведении работ по подготовке системы к вводу в эксплуатацию;

уточнение функций и при необходимости, реорганизацию структуры подразделений потребителя с учетом особенностей их работы в условиях функционирования РС.

5.2.8. Мероприятия по подготовке кадров должны включать:

укомплектование штатов и подготовка кадров для обслуживания, наладки и ремонта оборудования;

разработку программы обучения персонала служб предприятия;

обучение и подготовку персонала служб предприятия к работе по вводу и эксплуатации.

5.2.9. План организационно-технических мероприятий по подготовке потребителя к вводу в эксплуатацию системы должен предусматривать сроки выполнения каждого мероприятия, ответственных исполнителей и результаты завершения работ.

5.3. Для ввода РС в эксплуатацию готовится контрольный пример в соответствии с программой ввода РС.

Программа приемочных испытаний РС предназначена для определения объема, порядка проведения и оформления результатов испытаний при сдаче ее в эксплуатацию.

Целями испытаний является:

проверка функционирования системы в соответствии с ТЗ в части программного, технического и организационно-методического обеспечения;

определение научно-технического уровня разработки и возможности развития РС;

проверка расчета экономической эффективности, оценка готовности системы к вводу в эксплуатацию.

5.4. Программа приемочных испытаний должна включать следующие разделы:

общие положения;

цель испытаний;

объем, последовательность и методика проведения испытаний;

результаты испытаний.

5.5. Организацию и проведение ввода РС в эксплуатацию осуществляет потребитель совместно с разработчиком.

5.6. Для проведения приемочных испытаний потребитель приказом (распоряжением) создает комиссию с указанием состава комиссии и сроков проведения испытаний. В состав комиссии включается представитель головной организации.

5.7. Председателем комиссии назначается представитель руководства потребителя, внедряющего РС.

5.8. Работа комиссии должна проводиться в соответствии с программой приемочных испытаний системы.

5.9. Комиссия имеет право при необходимости внести изменения в программу приемочных испытаний. Программа приемочных испытаний утверждается в порядке, установленном в отрасли.

5.10. Комиссии должны быть представлены следующие документы: ТЗ, рабочий проект системы, комплект документации в виде массивов репрографических копий, отчет о результатах обследования подразделений предприятия, акты, подтверждающие выполнение плана организационно-технических мероприятий по подготовке предприятия к вводу в эксплуатацию РС.

Примечание. При функционировании РС совместно с АСУ, САПР, АСТПП, АИПС различного назначения представляются:

программное обеспечение на МЛ;

копия базы данных по документации и репрографическим копиям на МЛ.

5.11. Комиссия проводит испытания РС на контрольном примере и дает оценку выполненным работам, а также дает рекомендации по их дальнейшему развитию и оформляет протокол приемочных испытаний РС.

5.12. Подготовка контрольного примера и испытания РС проводятся в следующей последовательности:

заполнение форм входных документов в соответствии с инструкциями;

подбор документов в соответствии с перечнем;

изготовление микрофильмов документации;

формирование массивов документов на микрофильмах;

ввод адресов хранения репрографических копий документов в справочно-поисковый аппарат РС или АСУ, САПР, АСТПП, АИПС;

поиск адресов репрографических копий документов в справочно-поисковом аппарате (базе данных) в режиме диалога;

поиск документов в массиве микрофильмов;

изготовление и выдача репрографических копий документов пользователям.

Примечание. При функционировании РС совместно с АСУ, САПР, АСТПП, АИПС различного назначения в последовательность включаются:

перфорация исходных данных;

ввод данных в ЭВМ, формирование базы данных;

решение на ЭВМ задач соответствующих систем, реализуемых на ЭВМ и взаимодействующих с РС;

решение на ЭВМ задач РС (ввод перечня микрофильмируемых документов в ЭВМ, формирования адресного перечня документов для микрофильмирования, учет репрографических копий, поиск адресов репрографических копий по запросам пользователей).

5.13. Заключение по результатам испытаний, проверка, выводы и рекомендации комиссии фиксируются в протоколе приема испытаний, в котором должны быть указаны:

наименование потребителя, внедряющего РС и дата проведения приемочных испытаний;

состав комиссии, должность и место работы членов комиссии;

основание для проведения приемочных испытаний (приказ, распоряжение, шифр темы, договора);

наименование РС;

заключение о соответствии фактически выполненных работ ТЗ по теме, договору;

заключение о готовности всех видов обеспечения и структурных подразделений РС к эксплуатации;

результаты испытаний;

сведения об эффективности РС;

замечания и предложения по доработке РС;

выводы комиссии о возможности ввода РС в эксплуатацию;

рекомендации комиссии по дальнейшему развитию РС.

5.14. Выявленные комиссией в процессе испытаний РС замечания и предложения должны быть отражены в акте с указанием срока их устранения.

5.15. Если комиссия пришла к выводу, что РС не подготовлена к вводу в эксплуатацию, она составляет заключение с указанием конкретных недостатков. После устранения недостатков проводится повторная приемка РС в установленном порядке.

5.16. Результаты проведения приемочных испытаний РС оформляются актом о вводе РС в эксплуатацию, в котором указывается:

- должность и место работы членов комиссии;

- основание для проведения приемочных испытаний и составления акта о вводе РС в эксплуатацию;

- наименование РС;

- заключение о вводе РС в эксплуатацию;

- технико-экономические показатели РС (технический и экономический эффекты) по форме, действующей в отрасли потребителя.

5.17. Акт о вводе РС в эксплуатацию должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден потребителем, осуществляющим внедрение системы.

5.18. Датой ввода РС в эксплуатацию считается дата утверждения акта.

5.19. Акт о вводе РС в эксплуатацию составляется в четырех экземплярах.

Первый экземпляр утвержденного акта остается у потребителя, внедряющего РС, второй высылается в вышестоящую организацию, третий и четвертый - головной организации по отраслям народного хозяйства и головной организации (службе) отрасли.

5.20. Аналогично оформляются акты на ввод в эксплуатацию комплектов репрографической техники.

Формы документов, необходимых при разработке РС, даны в приложении 2.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Перечень государственных стандартов и нормативно-технических документов по репрографии

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ФОРМЫ АНКЕТ ДЛЯ СБОРА ИСХОДНЫХ ДАННЫХ И ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ЗАПОЛНЕНИЮ

При заполнении анкет следует соблюдать следующие требования:

заполнять двумя группами: изготовителями документации и ее пользователями;

заполнять в тех подразделениях, которые определены руководителем обследования;

если на предприятии несколько подразделений, изготавливающих и использующих документацию, то анкеты размножаются и выдаются каждому подразделению;

при невозможности дать однозначный ответ на какой-либо вопрос, рекомендуется форма «не знаем»;

дополнительные замечания и предложения, возникающие при обследовании, рекомендуется рукописно (разборчивым почерком) записывать в соответствующей графе формы с указанием фамилии дающего замечание, предложение; при переполнении графы формы, допускается продолжить запись на обороте формы;

на каждой анкете указывать полное наименование подразделения и его функции по обработке документации или характеру использования информации и документации (кратко), а не только номер подразделения предприятия;

для подсчета объемов изготавливаемой документации и средней тиражности допускается использовать бланки (журналы) заказов от различных подразделений. Исчисление объемов изготавливаемой и хранимой документации допускается по среднестатистическим данным и по результатам выборочного учета.

Гриф сведений, включаемых в анкеты, определяет руководитель обследования.

Оформление исходных данных рекомендуется по формам 1 ÷ 6.

Форма 1

Характеристика документопотоков потребителей

Форма 2

Объем вносимых изменений в техническую документацию

Форма 3

Характеристика информационного обслуживания

Форма 4

Характеристики системы документационно-информационного обеспечения

Форма 5^*

^* Заполняется только сотрудниками копировально-множительных и информационных служб

Наличие оборудования для обработки документации и информации

Форма 6

Недостатки документационного и информационного обслуживания

Форма 7

Задание на проектирование строительной части

Форма 8

Задание на проектирование водопровода и канализации

Форма 9

Задание на проектирование вентиляции

Форма 10

Задание на проектирование освещения

Форма 11

Задание на проектирование энергоснабжения

Форма 12

Основные пожаро-взрывоопасные и токсикологические свойства сырья и материалов

Форма 13

Характеристики веществ с вредными выделениями в атмосферу

Форма 14

Количество загрязнений в производственных стоках

Форма 15

ПРОТОКОЛ
приемочных испытаний

Форма 16

Форма 17

 

ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

 

СОДЕРЖАНИЕ